Audit der externen Kommunikation
Wir alle sind uns darüber im Klaren, dass wir in einem sehr komplexen Kommunikationsumfeld leben, das nicht mehr nur schriftliche und digitale Medien umfasst, sondern in zunehmendem Maße auch soziale Medien, digitale Kommunikations- und Mitteilungsplattformen.
Ein Kommunikationsaudit ist ein leistungsfähiges Instrument zur Festlegung der Kommunikationsstrategie und zur Bewertung der unternommenen Anstrengungen. In der Welt der neuen Medien stehen uns immer mehr Kanäle zur Verfügung, aber kaum jemand macht sich Gedanken darüber, wie viele personelle und wirtschaftliche Ressourcen wir benötigen, um sie alle zu bedienen und welchen Nutzen wir daraus ziehen.
Die Verantwortlichen für die Unternehmenskommunikation sind zunehmend mit einer höheren Arbeitsbelastung und einem stärkeren Wettbewerb in den verschiedenen Kanälen konfrontiert. Die Optimierung der Ressourcen, der Ziele und der Definition der KPIs der externen Kommunikation sowie die Festlegung der richtigen Botschaften ist das Ziel eines Audits der externen Kommunikation.
Schritt 1: Analysieren Sie die Botschaften, die Ihr Unternehmen aussendet
Die Analyse der Botschaften, die wir versenden, von Newslettern, Website-Inhalten, E-Mails, Pressemitteilungen, Nachrichten in Netzwerken, Fotos und Videos usw. ist der erste Schritt, um ein Inventar der verwendeten Kanäle und der versandten Botschaften zu erstellen.
Schritt 2: Analysieren Sie die genutzten Kanäle
In der Welt der neuen Medien gibt es eine große Anzahl von Kanälen für die externe Kommunikation. Es gibt Kanäle, bei denen die Nachricht direkt von der Einrichtung kontrolliert wird, andere Kanäle sind von Vermittlern abhängig. Bei den sozialen Netzwerken (Social Media) gibt es sowohl direkte als auch indirekte Nachrichten über die Nutzer.
Eine umfassende Analyse der Kanäle, ihrer Nutzung und Reichweite spart mittel- und langfristig einen enormen personellen und wirtschaftlichen Aufwand.
Schritt 3: Einholung der Publikumsmeinung und Bewertung
Das Einholen der Meinung des Publikums zu Ihren Botschaften in den verschiedenen Kanälen ist der grundlegende und wertvollste Teil des Audits der externen Kommunikation. Nur durch Feedback können wir die Daten sammeln, die es uns ermöglichen, unsere Bemühungen und Botschaften richtig zu bewerten.
Schritt 4: Erstellung einer SWOT-Karte (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken)
Mit den Daten, die wir in den drei vorangegangenen Schritten erhalten haben, zeichnen wir eine Karte der Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen und finden die Punkte, die wir stärken, korrigieren oder beiseite lassen können.
Schritt 5: Anpassen der Kommunikationsstrategie
Nach der Analyse und mit den Daten auf dem Tisch sollten Sie Ihre Strategie und Ihre Kommunikationsbemühungen an die Ergebnisse anpassen. Wir sind uns bewusst, dass dies einer der schwierigsten Schritte ist, da er oft eine Erneuerung der Kanäle, Botschaften und Ressourcen erfordert.
In der heutigen Zeit, in der neue Medien, Plattformen und Informationsgewohnheiten in rasantem Tempo auftauchen, ist es leicht, in der Kommunikation ins Hintertreffen zu geraten. Deshalb empfehlen wir, alle zwei Jahre ein Kommunikationsaudit durchzuführen.
Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass das Audit von jemandem außerhalb der Organisation durchgeführt werden sollte, um eine Voreingenommenheit bei der Analyse zu vermeiden. Das bedeutet keineswegs, dass Sie Ihr Kommunikationsteam verleugnen. Es wäre der erste Nutznießer des Audits, da seine Arbeit hervorgehoben wird und es bei der Festlegung neuer Botschaften und der Auswahl geeigneter Kanäle unterstützt wird.
