Los 10 errores de comunicación más frecuentes

En nuestras conversaciones con los redactores y redactoras de diferentes medios a menudo escuchamos quejas sobre las notas de prensa que envían agencias, freelancers o particulares a las redacciones. Por ello nos hemos lanzado a realizar una encuesta entre los periodistas de diferentes medios que incluyen medios tradicionales, online y social media.

En base a esta encuesta hemos podido elaborar un decálogo de los errores más frecuentes que se encuentran los redactores en las notas de prensa o comunicados.

El orden que hemos establecido no es por razones de frecuencia sino más bien por importancia según los receptores.

1. Remitente es genérico, confuso o incluso inexistente

Uno de los primeros problemas que se encuentra un periodista al recibir un correo electrónico entre tantos muchos que llegan a las redacciones a diario, es no poder identificar el remitente a primera vista. “Te encuentras que el remitente es comunicación o prensa”, y de ello recibes una veintena al día, nos comunicaba una responsable de sección de uno de los principales diarios españoles. “Si no tienes claro de quien viene el mail, o lo tiras directamente o pasas al siguiente,” añade nuestra interlocutora.

El remitente de una nota de prensa debe identificar claramente la entidad o la persona que lo envía, sólo así el periodista puede valorar en un primer vistazo si la noticia es importante o proviene de una fuente que le interesa. En caso contrario no lo abrirá o lo eliminará directamente.

2. El asunto no está claro, NP o CP, opinión, etc o un titular de la noticia

Si el remitente se identifica de forma clara pero el asunto del correo pone simplemente NP o CP o una frase larga pero poca clara, el receptor tendrá un grave problema en valorar la importancia. “Resumir en el asunto del mail de lo que se trata y no enviar ya un titular, nos ayuda mucho a clasificar y valorar el mensaje,” nos comenta un redactor jefe de un periódico digital. Mucha gente incluso las agencias que envían una gran cantidad de notas al día se olvidan de que el receptor recibe igualmente una gran cantidad de mensajes al día y tendrá el buzón bastante repleto, nos indica una redactora que confiesa que simplemente pasa al siguiente mail cuando recibe un mensaje difícil de catalogar.

El asunto del eMail debe ser breve y conciso, no es un titular, ni espacio para una “novela”.

3. El titular es demasiado largo y repleto de tecnicismos

Especialmente cuando se trata de publicaciones especializadas como en el caso de despachos de abogados suele ser de casi un párrafo y lleno de tecnicismos legales. A menudo el redactor de la nota es obligado por sus superiores a escribir como un técnico en la materia que quiere ser muy preciso, pero poco comprensible para un público lego.

Un titular muy largo no cabe ni en periódicos tradicionales, ni en publicaciones digitales porque no capta la atención de forma rápida. La DirCom de un despacho de abogados nos comentaba que los abogados “escriben y se expresan con palabras muy técnicas y suelen describir asuntos muy complejos”. Por eso es difícil convencerles a que se puede utilizar un lenguaje más adecuado para la publicación y divulgación.

4. El resumen de la nota contiene más puntos que el cuerpo de la nota de prensa

A menudo los comunicadores de empresas intentan hacer la vida más fácil a los redactores y comienzan con una lista de contenidos importantes de su nota de prensa. Sin embargo, muchos pecan de crear una lista de puntos importante que puede llegar a ser más larga que la mismísima nota. “Es un engorro grande porque sientes que el que remite la nota quiere influir en tus criterios de valoración del contenido”, comentan desde una revista especializada. Se pierde mucho tiempo repasando la introducción antes de llegar al contenido de la nota.

5. La nota de prensa parece más un anuncio que una información

La estrecha conexión entre marketing y comunicación corporativa convierte muchas noticias en textos de anuncios. “Sabemos que muchos departamentos de comunicación tienen presiones desde marketing o ventas para situar su servicio o producto, pero para nosotros, los informadores, constituye una base que muchas veces no podemos publicar,” sentencia una jefa de la sección de economía de un diario nacional.

6. El texto es muy largo y no contiene subtítulos

Ya que hemos llegado a poder leer la información enviada a la redacción, nos encontramos con auténticas novelas. “Nuestro récord es una nota de 8 páginas que no contenía apenas separaciones en párrafos, ni subtítulos. Lo dejas directamente en el tintero después de comprobar que más que una nota de prensa es un manifiesto,” nos dicen desde uno de los periódicos digitales más relevantes. La buena organización de la nota de prensa es primordial para que el redactor o la redactora puedan evaluar su importancia y luego puedan redactar su noticia.

7. La estructura de la nota contiene líneas de espacios, espacios para personalizar los márgenes etc.

Desgraciadamente hay muchas notas que llegan a los medios que no respetan los mínimos conocimientos de edición que brinda un editor de texto. “No te puedes creer la cantidad de notas que recibimos donde se centra el texto utilizando la tecla espaciadora. Algo parecido ocurre con los espacios entre párrafos o para crear márgenes en los textos”, nos indica un joven periodista desde una emisora de radio. El formato es especialmente importante cuando se envían las notas en formato PdF y se reconvierte luego en Word.

8. No hay imagen que acompañe la nota, la imagen lleva como título imagen1 y no se especifica quiénes aparecen en ella

En el entorno digitalizado que nos movemos, la imagen de ilustración de un articulo se ha convertido en elemento esencial. En las portadas digitales no caben noticias sin imagen asociada. “Sin embargo hay muchas agencias que no se molestan en adjuntar una imagen”, comentan desde el departamento de edición de un diario digital. Y cuando hay una imagen no lleva título o descripción. “Adjuntan por las prisas foto 1 o imagen 1 y se olvidan por completo de que una foto válida requiere de un pie de descripción,” añade el redactor. En las ediciones digitales una foto vales casi más que mil palabras.

9. Se envía la nota a un periodista o medio sin verificar si es el interlocutor adecuado

Ya comentamos que una redactora de un medio recibe decenas de notas de prensa al día y a menudo tiene dificultades de valorar sus contenidos por alguna que otra falta técnica mencionada anteriormente. Pero también es muy común que un redactor recibe en su buzón personal información que nada tienen que ver con la sección donde llegan. “Esta mala praxis de muchos responsables de comunicación no sólo dificulta el trabajo sino también cierto cabreo por llenarte el buzón de mails,” dice un jefe de sección de un diario regional.

10. Se encarga la redacción y el envío de la NP a una secretaría o personal auxiliar y no a un profesional del periodismo o una agencia cualificada

Que favorecemos una profesionalización de la comunicación corporativa no es ningún secreto. Muchas son las horas que hemos invertido en impartir formación en comunicación. Sin embargo, hay muchas empresas que comunican directamente desde la dirección general con los medios. “No quiero menospreciar la labor de un asistente o secretaria, pero hay muchas empresas que no creen que su comunicación debería estar en manos de alguien que se conoce mínimamente la profesión y nuestro trabajo,” dice la subdirectora de un gran periódico.

que opina