AUDITORÍA DE COMUNICACIÓN EXTERNA
Todos tenemos claro que vivimos en un entorno de comunicación muy complejo que ya no sólo abarca los medios escritos y digitales, sino también, y cada vez con mayor impacto, los medios sociales, la comunicación digital y las plataformas de mensajería.
Una auditoría de comunicación es una poderosa herramienta para definir la estrategia de comunicación y evaluar los esfuerzos realizados. En el mundo de los Nuevos Medios tenemos cada vez más canales a nuestra disposición, pero casi nadie se para a analizar cuánto personal y recursos económicos nos lleva atenderlos todos y qué beneficio nos reporta.
Los responsables de la comunicación de la empresa se enfrentan cada vez a una mayor carga de trabajo y a una mayor competencia en los diferentes canales. Optimizar recursos, objetivos y definir los KPIs de la comunicación externa, así como definir los mensajes adecuados, es el objetivo de una auditoría de comunicación externa.
1er Paso: Analizar los mensajes que envía su organización
El análisis de los mensajes que enviamos, desde boletines informativos, contenidos de sitios web, eMails, comunicados de prensa, mensajes en redes, fotos y vídeos, etc. es el primer paso para crear un inventario de los canales utilizados y los mensajes enviados.
Paso 2: Analizar los canales utilizados
En el mundo de los nuevos medios de comunicación, existe un gran número de canales para la comunicación externa. Hay canales en los que el mensaje lo controla directamente la entidad, pero otros canales dependen de intermediarios. En el caso de las redes sociales (social media) tenemos tanto mensajes directos como indirectos a través de los usuarios.
Un análisis exhaustivo de los canales, su uso y alcance ahorra a medio y largo plazo un enorme esfuerzo tanto de personal como económico.
3º Paso: Recoger la opinión y valoración de la audiencia
Recoger la opinión de la audiencia sobre tus mensajes en los diferentes canales es la parte fundamental y más valiosa de la auditoría de comunicación externa. Sólo a través de la retroalimentación obtendremos los datos que nos permitirán evaluar correctamente nuestros esfuerzos y mensajes.
4º Paso: Hacer un mapa DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)
Con los datos que hemos obtenido de los tres pasos anteriores dibujamos el mapa de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas y encontraremos aquellos puntos que podemos reforzar, corregir o dejar de lado.
Paso 5: Ajustar la estrategia de comunicación
Tras el análisis y con los datos sobre la mesa, debes adaptar tu estrategia y tus esfuerzos de comunicación a los resultados. Somos conscientes de que este es uno de los pasos más difíciles porque muchas veces implica renovar canales, mensajes y recursos.
En estos tiempos de comunicación con la aparición de nuevos medios, plataformas y hábitos de información a velocidad de vértigo, es fácil quedarse atrás en comunicación. Por eso recomendamos realizar una Auditoría de Comunicación cada dos años.
Por nuestra experiencia sabemos que la auditoría debe realizarla alguien ajeno a la organización para no introducir un sesgo en el análisis. Esto no significa en absoluto que reniegue de su equipo de comunicación. Ellos serían los primeros beneficiados de la auditoría, ya que se pondrá de relieve su trabajo y se les ayudará a definir nuevos mensajes y a seleccionar los canales adecuados.
